Un livre de minutes pour les nuls?

Un livre de minutes (ou livre de société) est un répertoire d'archives, un portrait détaillé du parcours d'une entreprise, la mémoire d'une société. Simple et pratique, c'est un outil qui permet de consigner l'historique complet d'une entreprise. La tenue d’un livre de minutes est une obligation légale pour toute personne morale (société ou organisme), une forte recommandation pour tous les autres types d'entreprise et parfois une idée géniale quand il est question d’organiser sa vie personnelle.

À chaque société son livre de minutes

Avant l'avènement de l'Internet, les archives papier étaient consignées dans une infinie série de cartables. Le problème évidemment, c’est qu’au fil des ans, ils deviennent lourds, contraignants, encombrants et... parfois même poussiéreux! Les entreposer, les mettre à jour, les partager... tout ça devient une tâche ardue et puisqu'une seule copie existe, les risques sont d’autant plus gênants.

Aujourd'hui une solution mille fois plus pratique s'offre à vous : un livre des minutes en ligne! Une version numérique permet un accès facile et instantané à toutes les parties concernées. Plus besoin de se déplacer ni d'attendre les heures de bureau ni de parcourir tous ces cartables pour trouver ce qui vous intéresse... désormais votre livre des minutes est à portée de main, rapidement et en tout temps.

Et ils contiennent quoi ces fameux livres?

Il existe plusieurs types de livres de minutes : les livres personnels, les livres de société individuelle, les livres de société par action, etc.

Dans le cas des sociétés par action, puisque cette dernière est intangible (on parle souvent d’une personne morale), la tenue du livre de minutes est d’autant plus importante pour consigner toute l’information nécessaire au sujet de sa régie interne.

Les sociétés par action peuvent être constituées de plusieurs façons. Au Canada par exemple, elles peuvent être constituées sous le régime fédéral ou provincial. Certaines différences de format dépendent de ce choix de constitution, car différentes lois s'appliquent. Référez-vous à la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) ou à la loi de votre province, comme celle du Québec, la Loi sur les sociétés par action (LSAQ) .

Peu importe le régime choisi, la tenue d’un livre de minutes est requise et celui-ci doit contenir :

Les statuts

Les statuts sont les éléments qui composent la substance de votre entreprise : son nom, son siège social, la composition de son capital-actions, des certificats d’actions, du conseil d’administration, des dirigeants, des assemblées des actionnaires, etc.

Le règlement intérieur ou les règlements administratifs et modifications

Le règlement intérieur/administratif est étroitement lié aux statuts. Comme les statuts sont généralement rédigés avant la naissance réelle de l'entreprise, le règlement est créé subséquemment par les administrateurs désignés afin d’établir et de détailler les règles de gestion non prévues au statut constitutif. Il doit ensuite être adopté par le conseil d’administration par résolution et, a posteriori, accepté par tous les actionnaires.

Les conventions entre actionnaires

Une convention entre actionnaires est une entente écrite clarifiant les responsabilités et les droits convenus entre eux par les actionnaires. Il n'est pas légalement requis d'en rédiger une pour une société, mais elle risque d'éviter bien des maux de têtes.

Les procès-verbaux des assemblées

Beaucoup plus précis qu'un simple résumé, un procès-verbal est un écrit à caractère officiel détaillant point par point le contenu d’une assemblée des administrateurs et des actionnaires. Rédigé par le secrétaire de l'assemblée, le procès-verbal doit permettre aux personnes autorisées qui le liront d'avoir l'impression d'assister à l'assemblée.

Les résolutions

Les résolutions sont un moyen de communication des décisions de la société. Elles sont utilisées par le conseil d’administration et par les actionnaires afin d’exprimer leurs volontés lors de prises de décisions, notamment dans le cas d'adoption de règlements ou de nomination de dirigeants. Les résolutions peuvent être ordinaires ou spéciales; comme dans le cas d'un changements important tel un projet de dissolution. Une résolution ordinaire est adoptée à la majorité des voix tandis qu’une résolution spéciale est adoptée par au moins deux tiers des membres présents lors de l’assemblée.

Un exemplaire des listes et avis

On parle ici de listes des administrateurs, des dirigeants, etc., et des avis tels les convocations aux assemblées ou tout avis de changement dans la composition du conseil d’administration (membres, nouvelles adresses, etc.). Cette section doit aussi contenir les noms et adresses domiciliaires des administrateurs, ainsi que la date de début et de fin de leur mandat au conseil.

Le registre des valeurs mobilières

Le registre tenant l’historique des valeurs mobilières émises par la société doit indiquer, en ordre alphabétique, les noms et adresses des actionnaires ainsi que le nombre d’actions qu’ils détiennent. La date, les informations d'émission et de transfert et le montant dû sur chaque action s'il y a lieu doivent aussi y figurer.